Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores

O Saneamento de Cadastros é um processo que se recomenda realizar periodicamente, de acordo com o grau de risco que as regras fiscais do negócio permitem assumir.

Quando a qualidade dos dados cadastrais é baixa, a empresa incorre nos seguintes riscos fiscais e operacionais:

• Operar com fornecedores ou clientes INAPTOS perante a Receita Federal ou NÃO HABILITADOS no Sintegra;
• Não utilização de créditos de impostos devidos ou multas por lançamento de créditos indevidos;
• Incorrer em falhas nas obrigações acessórias, passíveis de multas e sansões administrativas pelo Fisco;
• Transtornos e custos adicionais na implementação de projetos SPED NFe, EFD e ECD;
• Falhas na validação dos arquivos do EFD e ECD, mesmo semanas após a emissão da NFe;
• Fato gerador ocorrido com DANFe em CONTINGÊNCIA e para destinatario NÃO HABILITADO;
• Impossibilidade de retificação do erro por decorrência de prazos ou por DENEGAÇÃO da NFe;
• Prejuízos financeiros, mesmo em casos de denúncia voluntária ao Fisco;
• Aumento de despesas com advogados, gastos com multas do Fisco, etc;
• Operar com Fornecedores com registro em área de embargo (risco de processo de Crime Ambiental).

O processo de saneamento cadastral de clientes e fornecedores envolve as etapas essenciais a seguir:

1. Consultas Automatizadas de dados cadastrais do registro (CNPJ, CPF, IE);
2. Geração de relatório combinado para análise dos dados obtidos nas fontes oficiais;
3. Análise preliminar da situação cadastral pelo operador responsável pelo cadastro;
4. Atualização de dados na base cadastral a partir da tomada de decisões do usuário.

As duas primeiras etapas são realizadas com uso de ferramentas com tecnologia KeyConsultas-web, baseadas na automação de consultas públicas cadastrais.

Basta o envio de um arquivo CSV com dados da base cadastral e as chaves de consultas do registro (CNPJ, CPF, IE) para que o Portal KeyConsultas-web execute todas as consultas necessárias e produza o relatório de resultados para análise do operador.

A partir da análise dos resultados orienta-se a atualização da base cadastral considerando-se:

• Atualizar casos de registros com CNPJ ATIVO na RFB, e IE HABILITADA no Sintegra Estadual;
• Atualizar casos de registros com CNPJ ATIVO na RFB, e ISENTO de inscrição como Contribuinte do ICMS;
• Bloquear casos de CNPJ diferente de ATIVO na RFB, ou diferente de HABILITADO no Sintegra Estadual;
• Atualização da situação cadastral de Clientes no SUFRAMA e de Fornecedores no Simples Nacional/SIMEI;
• Definição de uso da IE HABILITADA mais adequada no caso de Multiplas IE cadastradas para um CNPJ;
• Atualização da situação cadastral de pequenos Produtores Rurais (CPF associado a IE da propriedade rural).

Consulte o artigo no site do serviço KeyConsultas-web e saiba muito mais sobre o Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores.