Padronização de Campos e Abreviaturas

Os dados cadastrais de Clientes e Fornecedores podem dar entrada na base do Sistema Gestor por mais de uma maneira:

• Digitação manual de dados em formulário de entrada na tela do registro;
• Importação de dado cadastral fornecida por fontes privadas externas;
• Importação de dados de páginas web para coletar ficha cadastral;
• Dados obtidos de webservice de consultas públicas cadastrais e sites oficiais (mais recomendável).

Em qualquer dos casos, não há garantia de que todos os dados de entrada estarão no formato recomendado para base cadastral ou em conformidade com as regras do SPED.

Nosso serviço garante a higienização da string de dados nos campos essenciais do cadastro em conformidade com as regras do SPED.

Basta submeter ao sistema KeyCad-abreviador um arquivo CSV contendo os dados a serem tratados e definir a parametrização de regras do abreviador (são 7 regras selecionáveis), além da meta de quantidade de caracteres para cada campo e então comandar o processamento.

O resultado final é apresentado na tela e produz um relatório em formato Excel contendo: (a) dados originais do cadastro, (b) dados originais higienizados, (c) dados higienizados e tratados pelo Abreviador, (d) indicação de campos com sucesso na meta e eventuais casos que requerem tratamento do Operador.

Os campos de dados cadastrais padronizados nas regras do SPED e abreviados são esses:

• NOME/RAZAO_SOCIAL; FANTASIA; LOGRADOURO; NUM; COMPLEMENTO; BAIRRO; MUNICÍPIO

Os seguintes campos são apenas padronizados nas regras do SPED, sem máscaras de formatação:

• CNPJ/CPF; NUMERO; CEP

REGRAS GERAIS PARA ABREVIATURAS

Não existem regras oficias para padronizar abreviaturas, então seguimos algumas melhores práticas:

• Não abreviar palavras com menos de 5 letras, exceto quando seu uso é regulamentado, por ex.: São = S, Dom = D, Rua = R
• Reduzir os caracteres na palavra até o limite que não prejudique seu significado no contexto de uso e nunca para menos de 3 letras
• Palavras abreviadas são terminadas geralmente em consoantes, exceto em casos de senso comum ou uso regulamentado, por ex.: DRA, STO, DEPTO
• Abreviaturas não tem gênero feminino nem plural, exceto quando fizer sentido no contexto de uso e então terminam em “A” ou “S”, por ex.: DRA, PROFA, SEGS
• Abreviar da direita para a esquerda na palavra, exceto em casos de uso comum ou padronizado, por ex.: Departamento = DEPTO
• Manter abreviaturas de domínio público, ex.: Mensagem = MSG, Marketing = MKT
• Nunca abreviar NOME PRÓPRIO das pessoas. Nomes do meio são reduzidos à primeira letra se necessário por ex. João Paulo Antunes da Silva = JOAO P A DA SILVA

PREMISSAS DE PADRONIZAÇÃO E ABREVIATURAS DO SISTEMA:

• O Sistema KeyCad-abreviador trabalha com uma META informada para cada campo como quantidade máxima de caracteres;
• Todos os campos passam por uma padronização de caracteres conforme exigido para arquivos do SPED (higienização);
• As abreviaturas de palavras conhecidas são definidas por dicionários proprietários (mais de 8.000 palavras mais comuns);
• As regras de abreviaturas são aplicadas apenas quando necessário reduzir a quantidade de caracteres, até atingir a meta definida pelo usuário;
• Preserva-se ao máximo a informação original: uma vez atingida a meta de caracteres por uma regra, suspende-se a execução das regras seguintes;
• O objetivo do processo é eliminar ou reduzir a necessidade de análise humana na abreviatura do campo.

São duas as opções de contratação do serviço de Padronização de Dados e Abreviaturas:

1. O Portal KeyCad-abreviador: portal para processamento em lote de até 10.000 registros por Ordem de Serviço. Normalmente utilizado como finalização do projeto de Saneamento Cadastral. O operador cria Ordem de Serviços com o uso de regras aplicadas e a meta de cada campo para ajustar dados a serem importados para a base do Sistema Gestor.
2. O KeyCad-webservice (WSA): Webservice Abreviador disponível para integração com sistemas em processos de edição ou carga de dados cadastrais. Utiliza REST/JSON e é contratado por período de assinatura anual. Permite a seleção de regras de abreviatura pré-definidas e de dicionários customizados e exclusivos na chamada ao serviço.

Ambas as formas de serviço estão disponíveis a partir dos serviços KeyConsultas-web, com ferramentas desenvolvidas pela KeySupport Consultoria.

Entre em contato conosco e solicite uma demonstração do serviço.