Governança de Cadastro de Itens e Materiais

Após a etapa de saneamento integral da base cadastral o projeto deve prever uma etapa de Governança do Cadastro de Itens e Materiais, para manter a conformidade com as regras de padronização assumidas.

Esta etapa garante que a base seja mantida em conformidade ao tratar das seguintes tarefas:

• Manter o cadastro atualizado: a manutenção de atualizações nos registros já saneados da base, por exemplo, nos casos de reclassificação fiscal para um determinado NCM;
• Inclusão de novos itens: passo a passo de consulta de item na base comunitária, base local e posterior solicitação de inclusão do novo item.

A recomendação de melhor prática é pelo Outsourcing do Processo de Cadastro (BPO) em que a tarefa de entrada correta de novos itens, assim como a correção de dados dos itens já existentes, fica a cargo de nossa equipe técnica de especialistas e engenheiros, atendendo aos usuários solicitantes da empresa.

A operação de Governança é mantida pelos mesmos recursos, pessoas, ferramenta de workflow e metodologia adotados na fase de Projeto de Saneamento Cadastral, e inclui o mesmo escopo.

Define-se para esta etapa os seguintes aspectos do serviço:

• Volume de itens novos por período de medição (diário, semanal, mensal);
• Nivel de Serviço adequado para solicitações regulares (por ex.: 24 horas, dia útil seguinte, etc);
• Nivel de Serviço para os casos de solicitações urgentes (por ex.: até 4 horas, etc);
• Período de atendimento: dias úteis, horário comercial ou comercial estendido e etc.

Por se tratar de equipe compartilhada, os custos da Governança normalmente são menores do que o investimento em equipe própria para realizar a mesma tarefa, já considerados os níveis de serviço exigidos.

Processo Independente de Competências Individuais

A metodologia de trabalho que propomos explora o que há de melhor em termos de competências de uma equipe que conta com mais de 100 profissionais especializados, agrupados por competência e especialização em itens e materiais.

Este modelo de processo apoiado por uma ferramenta de workflow própria minimiza a dependência de competências individuais que produzem a classificação dos itens, fator que causa grande impacto na qualidade do cadastro de itens e materiais no médio e longo prazo.

Entre os benefícios da Governança no modelo proposto, destacamos que o custo mensal do serviço é menor que o custo de uma equipe própria para realizar as mesmas tarefas.

No modelo de serviços que propomos, obtém-se o maior grau de qualidade na tarefa de classificação de itens e materiais, enquanto a Contratante gerencia todo o processo.

Esse serviço é realizado com a CH Masterdata, nossa parceira de negócios há mais de 10 anos.