Governança do Cadastro de Clientes e Fornecedores

Dias após o processo de saneamento dos dados a situação cadastral de Clientes e Fornecedores pode ser modificada por atualizações ou pendências fiscais dos contribuintes.

O cenário inicial de mitigação de risco pode mudar dias depois, portanto, é necessário adotar procedimentos que permitam revalidar os dados dos registros regularmente, visando garantir que:

1. registros existentes na base reflitam a situação cadastral no exato momento de seu uso em uma operação mercantil;
2. novos registros sejam inseridos no cadastro sempre com dados oficiais e situação cadastral apta;
3. registros inativos, antigos ou bloqueados sejam revalidados antes de sua reativação.

A boa Governança dos processos do cadastro exigirá uma validação dinâmica dos dados de Clientes e Fornecedores no momento de uso dos seus dados.

A freqüência de revalidação depende da janela de risco que a empresa admite em seu negócio.

• Risco ZERO: consultar diariamente todos os registros ativos do cadastro, o que pode ser inviável técnica e/ou financeiramente.
• Risco Mínimo: consultar a situação cadastral apenas dos registros usados nas transações do dia (pedidos aprovados em 24hs). Depende do volume diário de transações como NFe emitidas, pedidos de compra, de venda, etc.
• Risco Moderado-1: consultar a situação cadastral apenas partir de um determinado valor da transação pouco antes da emissão da NFe.
• Risco Moderado-2: consultar a situação cadastral de lotes de registros ativos periodicamente (semanal ou mensalmente). O período é uma janela de risco de variação cadastral.
• Risco Alto: quando o negócio não admitir qualquer janela de verificação superior à 24hs, com clientes e fornecedores eventuais ou de risco ou cujos registros no cadastro sejam muito antigos.

As soluções que oferecemos permitem implementar diferentes níveis de Governança nos processos cadastrais, conforme o planejamento da Contratante.

• Para Gestão de Cadastros: uso do Portal PreCAD, ferramenta de apoio ao ciclo de homologação de registros cadastrais novos ou revisão de existentes;
• Para o Monitoramento Cadastral: uso das API de automação de consultas cadastrais públicas realizadas ON LINE sobre fontes oficiais antes de operações mercantis ou lançamentos fiscais, para revalidar em tempo real a situação cadastral em conformidade com a operação.
• Para o Saneamento Cadastral: uso do Portal KeyConsultas-web como sistema gerenciador de consultas em massa e geração de relatórios de situação cadastral para análise preliminar e apoio à tomada de decisão sobre atualização de dados, e bloqueio de parceiros inaptos.

Com o uso de nossas ferramentas de apoio, nossa metodologia de análises e orientação consultiva sobre a melhoria de seus processos agregamos mais valor à sua Governança de Cadastros.